O planejamento de frotas é uma das atividades que mais demanda energia dos gestores em qualquer empresa, sobretudo porque se trata de um levantamento detalhado de como foi o desempenho no período anterior e quais melhorias podem ser implementadas no próximo.

 

Por esse motivo, acreditamos que um planejamento de frotas anual seja a melhor indicação, embora ajustes possam ser realizados ao longo dos 12 meses de acordo com o andamento do plano, o olhar sobre um período como esse é ideal para medir resultados e elaborar estratégias de melhoria.
Um planejamento de frotas eficiente vai contribuir, dentre outras coisas para:

• Destacar uma equipe especializada para lidar com o tema;
• Um bom gerenciamento de multas e condutores das frotas;
• Documentação completa para frotas sempre em dia;
• Redução de custos através da gestão financeira das frotas;
• Garantir processos com qualidade e segurança em todas as áreas;
• Manter a competitividade fazendo uma correta análise da concorrência.

Vamos então falar um pouco mais a respeito de cada um destes tópicos para que possa compreende-los com mais detalhes.

Equipe especializada em frotas

Pode parecer se tratar de um requisito básico, contudo, alguns gestores não estão atentos ao quanto é importante que o profissional não seja apenas familiarizado com o assunto, mas alguém que realmente domine, entendendo os fluxos e processos que envolvem o tema de forma geral. No entanto, é dever da gestão direcionar as áreas de acordo com as funções que cabe á elas, detalhando o que é esperado. Sendo assim, é preciso estabelecer quais são as regras do jogo e onde cada um se encaixa:

1. Definir metas de acordo com as áreas, sendo elas individuais e coletivas;
2. Definir especialistas por departamento/assunto;
3. Manter todos na mesma página, deixando acessível a todos os objetivos do planejamento estratégico para toda a empresa.

Com isso, todos trabalharão em prol do bom andamento das frotas, mas cada um sabe exatamente qual é a sua participação como profissional de forma individual e sua parcela dentro do grupo que está atuando.

Gerenciamento de multas e condutores de frotas

No tópico anterior mencionamos a importância de ter uma equipe especializada e neste será possível perceber como isso realmente faz diferença quando se trata do bom planejamento de frotas. Quando o assunto envolve os condutores de frotas e multas, tocamos em um ponto sensível, mas que precisar ser acompanhado e devidamente gerenciado por pessoas que entendam, saibam as ações necessárias e tenha capacidade de eleger as prioridades de atendimento dos casos que surgem.

Esse tipo de tratativa cabe para empresas de grandes ou pequenas frotas, pois as ocorrências estarão presentes em ambas, mudando apenas o número de situações. O acompanhamento de infrações de trânsito, data de pagamento de multas, controle dos motoristas responsáveis por elas, pontuações de CNH, possibilidade ou não de recorrer, entre outros detalhes vão demandar o levantamento de documentações e isso costuma levar tempo e pedir muita organização por parte de quem realiza. Sendo essa uma tarefa de suma importância e que deve estar prevista tanto no plano estratégico como na previsão de custos, é preciso avaliar formas de tornar o processo mais fluido, principalmente para aqueles são os especialistas na busca de soluções deste tipo de problema. A sugestão é contar com o apoio de tecnologia apropriada, softwares que possam facilitar a entrada e saída de dados e o perfeito monitoramento em torno do assunto com rapidez, mantendo processos com qualidade e segurança. É importante também manter a equipe de motoristas sempre atenta sobre os riscos e os cuidados que devem ser tomados nas ruas e sobretudo, mantê-los atualizados através de cursos e treinamentos. Esse pode ser um tópico para discutir metas entre esses profissionais, contando primariamente com a redução de incidências e reincidências.

 

Documentação completa para frotas

As informações e dados que envolvem o controle de frotas são muitas. Na maior parte das vezes, se trata de documentações específicas e que precisam ser gerenciadas com atenção e cuidado. Para o bom andamento de todo fluxo, o acesso as documentações deve ser prático, de fácil manuseio e compreensão. Dessa forma, é nítido que se faz necessário o apoio de tecnologia especializada, pois controles manuais além de  darem margem para erros, não são produtivos, pois consomem muito tempo. Principais controles sobre a documentação de frotas:

1. Manutenções preventivas com agendamento;
2. Manutenções devido a problemas não previstos;
3. Documentações legais como IPVA, Licenciamento, etc.;
4. Documentações dos motoristas como CNH;
5. Documentações relacionadas ao transporte de cargas se necessário;
6. Controles de despesas diárias como combustível, lavagens, etc.

Evidentemente, há outros documentos de frotas que são necessários acompanhar e gerenciar, contudo, listamos os principais que quando bem organizados vão fazer com que sua empresa diminua os gastos operacionais com frotas, mantendo o fluxo dos processos com qualidade e segurança. Tudo isso se torna mais fácil de realizar com o uso de um software especializado, para que a documentação completa seja gerida, sem burocracia e taxas, auxiliando no atingimento de metas, principalmente as financeiras. Soluções de mercado que oferecem automatização de serviços, com qualidade e segurança é a melhor opção, pois dessa forma quem faz a gestão tem um controle total sobre as frotas, sejam elas próprias ou terceirizadas. Esse tipo de software consegue simplificar e manter organizada todas as informações relacionadas à:

• Notificações;
• Boletos;
• Recursos;
• Acompanhamentos;

Dentre outras funcionalidades, através de um sistema automatizado e integrado, é possível gerir todos os assuntos de forma on-line, otimizando tempo e garantindo melhor controle sobre a administração das frotas.

 

Redução de custos através da gestão financeira das frotas

Um dos controles que necessitam de maior atenção e deve estar sempre em pauta quando o assunto é um bom planejamento de frotas é a redução de custos. É preciso discutir ações, adequadas para a realidade de todas as empresas, que visem otimizar os recursos de modo que os custos possam ser reduzidos ao máximo. Acreditamos que ações preventivas, no que diz respeito aos veículos, e treinamento adequado aos motoristas sejam bem vindos. No entanto, o aumento da produtividade que um software costuma trazer, fará com que as equipes possam produzir mais e sobretudo, melhor! Isso se estende á todas as funções, mas se sobressai aos que necessitam atuar em controles como os financeiros. Citamos o Lumma Hub que é um software completo para gerenciamento de frotas, que foca em automatização de processos para facilitar os procedimentos. Inclusive, vale a pena informar que se trata da primeira empresa especializada no assunto a receber o certificado ISO 9001/2015.

Vamos partir para um exemplo na prática.

Imaginando um frota de aproximadamente 5000 veículos, todos em uso, como no caso de uma locadora por exemplo. Eventualmente, os condutores poderão adquirir multas e pensando nesse universo, imagine um montante de 500 multas mensais, sem uma gestão adequada que faça a indicação do condutor em tempo hábil?
O valor simplesmente dobra! Isso ocorre porque por lei, a pessoa jurídica que não identifica o condutor dentro do período correto, tem o valor dobrado, o nome da multa se chama NIC.
Além disso, qualquer veículo registrado em nome de uma mesma PJ que tiver mais de 10 autuações durante um ano perde o direito ao rodizio em São Paulo e na décima multa, paga ainda 10 vezes o valor dela, isso também está previsto na NIC, exemplo multa: 100 x multa NIC 10 = 1000.

Com um sistema automatizado é possível uma redução de custos bem relevante, pois o Lumma Hub emite avisos sobre todos os assuntos que demandam acompanhamento e estes avisos são programáveis para serem enviados no período que o usuário determinar.
Em outras palavras, a empresa não gasta mais com problemas dessa natureza, pois a gestão de prazos fica bem mais simples.

Garantir processos com qualidade e segurança em todas as áreas

Um bom planejamento de frotas geralmente se dá em fases, pois entende-se que cada área possui mais ou menos desenvolvimento, então para cada uma delas é necessário verificar quais são pontos que pedem ações imediatas e outros que podem aguardar. Todos os procedimentos e processos devem seguir uma premissa de qualidade e segurança, para que o nível de serviço se mantenha sempre bom e em uma crescente evolução. A implementação de sistemas tecnológicos que possam assegurar tudo isso é uma forma de colocar em prática todas essas melhorias. Busque opções que focam em soluções, sem burocracia e taxas que não contribuem com a redução de custos. É importante que as soluções tecnológicas escolhidas otimizem todos os recursos que a empresa dispõe, para que diminua os gastos operacionais com frotas e traga ganhos relevantes.

Manter a competitividade fazendo uma correta análise da concorrência

Analisar as ações e formas de atuação da concorrência para ter como base as boas práticas no momento de planejar é fundamental. Identificar falhas e com isso visualizar oportunidades de fazer diferente também é importante. Não se trata de plágio ou cópia, mas de observar o que tem sido bem feito e se inspirar para fazer o trabalho de gestão de frotas da melhor maneira possível. Uma empresa precisa se manter em movimento, apontando sempre para evoluir e acompanhar as demandas mercadológicas. Caso contrário, não consegue se manter competitiva, sobretudo no mercado de frotas. Então, sob essa ótica, contar com o apoio de uma empresa especializada no gerenciamento de todos os processos e automatização dos assuntos relacionado a frotas, sem dúvidas traz muitas vantagens. Citamos anteriormente a Lumma Hub, pois além de especialistas, se trata de uma empresa experiente na customização de sistemas que se adaptam perfeitamente a qualquer tipo e tamanho de frotas, sejam elas próprias ou terceirizadas.

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Conclusão

Esperamos que este artigo tenha ajudado á trazer clareza sobre alguns pontos essenciais da gestão de frotas. E se você gostou deste artigo e quer continuar acompanhando tudo sobre a gestão de frotas, nos siga nas redes sociais através do Facebook e LinkedIn!