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Os desafios da gestão de documentos para frotas próprias

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A gestão de documentos para frotas próprias é desafiadora e envolve muito trabalho, dedicação e sobretudo paciência. Os desafios intrínsecos às atividades são muitos e sem dúvida consome uma parcela grande do tempo do administrador da área.


 

Dentre esses desafios estão:

  • Controlar e monitorar toda a rede de prestadores de serviços;
  • Habilidade para lidar com leis e burocracias;
  • Gerenciar bem os custos, sobretudo com taxas, autuações e outros gastos inerentes aos veículos;
  • Acompanhar a produtividade das frotas em campo;
  • Fazer a gestão de CNH dos condutores;
  • Gerir as necessidades de manutenção das frotas;
  • Lidar com documentos diversos, seus prazos e todas as demandas e mudanças constantes nas leis.
Se acima, citamos apenas alguns exemplos, imagine se fossemos completar essa lista de forma minuciosa? Certamente o tamanho dela iria crescer exponencialmente.
Contudo, gostaríamos de ressaltar 4 sinais que alertam quando sua frota precisa de uma gestão de documentação mais eficaz, para garantir que os resultados previstos sejam alcançados.

 

1 – Sua empresa tem feito um alto investimento em equipe

Não há o que questionar quanto a necessidade de uma equipe especializada e treinada para atender as demandas da gestão de documentos de frotas, contudo, se o seu orçamento tem sido direcionado em grande parte nisso, indica que precisa não apenas otimizar os custos, mas tomar uma decisão estratégica para resolver este problema.
Uma das soluções mais eficientes e rápidas seria contratar uma empresa parceira que possa absorver as atividades relacionadas á leis e burocracias, gestão dos prestadores de serviços e sobretudo, garantir frotas sempre em perfeitas condições para atender aos clientes.
A Lumma Hub é um exemplo disso, sendo perita em trazer automação de sistemas, customiza-los de acordo com cada negócio e gerir com a máxima eficácia frotas próprias ou terceirizadas.
Além disso, contando com a experiência de mercado, consegue otimizar recursos e minimizar burocracias e taxas, bem como os custos gerados devido a falhas na administração dos documentos.
A excelência dos serviços prestados pela Lumma é comprovada não apenas pela satisfação dos clientes, mas atestada pelo selo ISO 9001/2015, sendo então a primeira empresa desse setor a receber esse reconhecimento. Com essa sólida garantia, pode confiar sem medo que é a empresa certa para cuidar dos documentos de suas frotas.

 

2 – Gestão dos prestadores de serviço complexa

Dependendo do tamanho da frota e dos serviços por ela executados, será necessário muita energia para gerir temas como:
  • Condutores em regiões diferentes do país;
  • Frotas também em locais diferentes;
  • Leis diferenciadas de acordo com cada estado;
  • Forma de pagamento e de acesso às documentações das frotas de acordo com diferentes localidades;
Percebeu que o fato de haver distância física e também legislações diferentes, com certeza trará ainda mais trabalho para o administrador?
Além dessas, existem muitas outras particularidades, que não apenas dificultam a gestão de documentos das frotas, mas tornam quase impossível realiza-la de forma totalmente assertiva, uma vez que envolvem muitos detalhes, burocracias e taxas, além do tempo necessário para lidar com cada atividade.
Pensando de forma realmente estratégica, a tecnologia é a melhor aliada para que seja possível encontrar todos os serviços em um só lugar. A Lumma Hub estuda de forma criteriosa cada negócio e propõe soluções individualizadas que são capazes de trazer muito mais produtividade.
Além disso, a tratativa dos assuntos que envolvem a gestão de documentos das frotas é feita de forma automatizada, evitando atrasos e garantindo que tudo esteja sempre em dia, mesmo que as frotas estejam em diferentes localidades e seja grande.
Tudo isso é possível, devido a Lumma oferecer uma equipe especializada e treinada para tratar todo e qualquer tipo de assunto relacionado a gestão dos documentos de frotas, logo, atividades rotineiras e operacionais ficam a cargo da equipe e você gestor, junto aos seus colaboradores podem acompanhar o desempenho através de relatórios modernos e de fácil compreensão.
Na Lumma é possível ter todos os serviços centralizados em um só lugar.

 

3 – Perda de tempo com muitas burocracias dos órgãos públicos

A carga operacional que a gestão de documentos de frotas exige é considerável, sobretudo quando precisam lidar com as burocracias dos órgãos públicos e as constantes mudanças nas leis.
Atenção não basta, pois mesmo que haja, diante de uma frota com muitos veículos e respectivos condutores, existe ainda as questões que são geradas em campo como multas, pagamento de taxas, gestão de CNH, etc.
Sem dúvida para otimizar recursos e gerar um enorme ganho de tempo, terceirizar a  gestão dos documentos de frotas é uma alternativa muito propícia, pois será possível monitorar as atividades online e todos os benefícios podem ser vistos através de indicadores de gestão.
A Lumma, sendo uma empresa totalmente especializada nesse assunto, garante a perfeita gestão dos documentos das frotas, incluindo condutores e as burocracias e taxas que os órgãos públicos geram com considerável frequência.

 

4 – Pouca expertise da empresa na atividade e dificuldade de manter o foco

Sabemos que os documentos relacionados as frotas são muito importantes, porém, manter o foco neste assunto é algo que consome um tempo imenso. Além disso, nem sempre a empresa que possui frotas próprias, tem também a expertise necessária para lidar com o assunto como deveria.
Existem demandas urgentes, existem imprevistos, existem prioridades e isso só pode ser estabelecido por alguém ou uma equipe que realmente conhece o trabalho e pode realiza-lo com competência e agilidade diariamente.
Por razões como essa é que a Lumma Hub nasceu, ela vem de encontro á uma necessidade mercadológica que empresas de todos os portes apontam, e para supri-la, se mantém constantemente atualizada e focada, de modo a oferecer soluções e serviços através de uma equipe especializada.
Se a sua empresa precisa de uma gestão de documentos de frotas mais eficaz, conte com a Lumma, pois sem dúvida, esse investimento trará retorno já no curto prazo. A parceria leva sempre em consideração o planejamento estratégico da empresa e a forma como a marca deseja ser vista no nicho de mercado em que atua.

 

Esperamos que este artigo o tenha ajudado a identificar se a sua marca vem performando bem com as frotas ou se é o momento de contar com ajuda especializada, encontrando todos os serviços em um só lugar e trazendo mais produtividade para o dia a dia de toda a empresa.

 

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